Árajánlat vagy díjbekérő: mi a különbség?
Az ügyfél rábólintott a munkára, most pedig küldenél neki valamit az összegről. De árajánlatot vagy díjbekérőt kell kiállítani? A két dokumentum első ránézésre hasonló lehet, a szerepük azonban teljesen más.
Az árajánlat abban segít, hogy az ügyfél eldöntse, megrendeli-e a munkát. A díjbekérő már azt jelzi, hogy a felek megállapodtak, és elérkezett a fizetés ideje.
Mi az árajánlat?
Az árajánlat egy konkrét munka, szolgáltatás vagy termék feltételeit foglalja össze. Ebből látja az ügyfél, hogy pontosan mit kap, mennyibe kerül, és milyen feltételekkel vállalod a teljesítést.
Egy jól elkészített árajánlatban általában szerepel:
- a vállalkozás és az ügyfél neve, valamint elérhetősége;
- a kínált termék vagy szolgáltatás pontos megnevezése;
- a mennyiségek, egységárak és a végösszeg;
- az alkalmazott áfa vagy adómentesség jelölése;
- a vállalt teljesítési határidő;
- a fizetési feltételek;
- az ajánlat érvényességi ideje;
- az esetleges kizárások és külön feltételek.
Az árajánlat tehát nem egyszerű árlista. Egy adott ügyfélnek, egy adott feladatra készül.
Arra is érdemes figyelni, hogy nem kizárólag a dokumentum címe számít. Ha az ajánlat egyértelműen kifejezi a szerződéskötési szándékot, és kitér a lényeges feltételekre, az elfogadása jogi következménnyel járhat. Magyarul: az elfogadott árajánlatból akár létre is jöhet a megállapodás.
Mi a díjbekérő?
A díjbekérő már nem arról szól, hogy az ügyfél szeretné-e megrendelni a munkát. A célja az, hogy egy korábban egyeztetett összeget bekérj tőle.
Tipikus példa, amikor a munka megkezdése előtt előleget kérsz. Az ügyfél elfogadta az árajánlatot, megegyeztetek a kezdésről, te pedig elküldöd neki a fizetéshez szükséges adatokat.
A díjbekérőn általában ezek szerepelnek:
- a fizetendő összeg;
- a fizetési határidő;
- a bankszámlaszám;
- az átutalás közleménye;
- a fizetéshez kapcsolódó szolgáltatás vagy termék;
- a fizető és a kedvezményezett adatai.
A díjbekérő nem számla. Önmagában nem igazolja a gazdasági esemény teljesülését, és az ügyfél sem ezt fogja költségként vagy áfalevonásra használni. Ehhez megfelelő számlára van szüksége.
A különbség röviden
Az árajánlat kérdése: „Megfelelnek ezek a feltételek, megrendeled a munkát?”
A díjbekérő kérdése: „A megállapodás alapján kérlek, ezt az összeget utald el eddig a határidőig.”
Az egyik a döntést készíti elő, a másik a fizetést indítja el. Emiatt a díjbekérő nem helyettesíti a részletes árajánlatot, az árajánlat pedig nem váltja ki a díjbekérőt vagy a számlát.
Hogyan néz ki a folyamat a gyakorlatban?
Tegyük fel, hogy egy kivitelező 620 000 forintért vállal el egy munkát. A megrendeléshez 30 százalék előleget kér.
- A vállalkozó elküldi a 620 000 forintos árajánlatot, benne a munka részleteivel.
- Az ügyfél írásban vagy az online felületen elfogadja az ajánlatot.
- A vállalkozó kiállít egy 186 000 forintos díjbekérőt.
- Az ügyfél elutalja az összeget.
- A vállalkozó a beérkezett pénzről kiállítja a szükséges előlegszámlát.
- A munka elkészülte után kiállítja a végszámlát, amelyben elszámolja a korábban megfizetett előleget.
Így az ügyfél is pontosan látja, hol tart a folyamat, a vállalkozó pedig nem keveri össze az ajánlatadást a számlázással.
Mi történik a díjbekérő kifizetése után?
Ez az a pont, ahol könnyű hibázni. Attól, hogy a díjbekérőn szereplő összeget átutalták, a számlázási feladat még nincs elintézve.
Ha a pénz a teljesítés előtt érkezik meg, akkor az összeg jellemzően előlegnek minősül. A beérkezett előlegről főszabály szerint előlegszámlát kell kiállítani. A teljesítés után pedig elkészül a végszámla, amelyen a korábbi előleg elszámolása is megjelenik.
A pontos eljárás függhet az ügylet típusától, a vevőtől és a vállalkozás adózási helyzetétől. Ha nem egyértelmű, hogy előlegszámlát vagy normál számlát kell kiállítanod, érdemes még a pénz beérkezése előtt egyeztetni a könyvelőddel.
Lehet előleget kérni már az árajánlatban?
Igen. Sőt, jobb előre tisztázni, ha csak előlegfizetés után kezded el a munkát vagy rendeled meg az anyagokat.
Az árajánlatban például szerepelhet, hogy a megrendelés 30 százalék előleg megfizetésével válik véglegessé. Ettől azonban az árajánlat még nem lesz díjbekérő. Miután az ügyfél elfogadta a feltételeket, érdemes külön elküldeni a fizetéshez szükséges dokumentumot.
A leggyakoribb hibák
1. Díjbekérő küldése elfogadott ajánlat nélkül
Ha az ügyfél még nem jelezte egyértelműen, hogy megrendeli a munkát, egy váratlan fizetési felszólítás könnyen kellemetlen helyzetet teremthet. Előbb legyen meg az elfogadás, utána jöhet a fizetés.
2. A munka részletei csak a díjbekérőn szerepelnek
A díjbekérő nem alkalmas arra, hogy többoldalas műszaki tartalmat, vállalási feltételeket és kizárásokat rögzítsen. Ezeknek az árajánlatban vagy a szerződésben van a helyük.
3. Elmarad a számla a befizetés után
A díjbekérő kiküldése önmagában nem számlázás. A pénz beérkezése után gondoskodni kell a megfelelő számla kiállításáról is.
4. Eltérő összegek szerepelnek a dokumentumokon
Ha az árajánlat, a díjbekérő és a számla különböző összeget mutat, abból gyorsan vita lesz. Ha közben változik a munka tartalma vagy az ár, először az ajánlatot és a megállapodást kell pontosítani.
Átlátható folyamat, kevesebb félreértés
Az árajánlat és a díjbekérő nem egymás versenytársai. Jól használva egymásra épülnek: először tisztázzátok a munka tartalmát és árát, utána következik a megrendelés, majd a fizetés és a számlázás.
Az AjánlatMester segítségével az ajánlat részletei, az ügyfél visszajelzése és az elfogadás állapota is egy helyen követhető. Így nem kell e-mailek és különböző Word-fájlok között keresgélni, amikor elérkezik a számlázás ideje.
A cikk általános tájékoztatást nyújt, nem minősül jogi vagy adózási tanácsadásnak. Egyedi ügyletnél kérd könyvelő vagy jogi szakember segítségét.